LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES
L’assemblée générale annuelle (AGA) est une réunion capitale au bon fonctionnement d’une organisation. C’est un moment démocratique et décisif qui permet de faire le bilan de l’année et de prendre des décisions futures.
L’assemblée générale annuelle permet :
- de partager le portait des activités et des finances
- de voter les modifications aux statuts et règlements
- de réélire les membres du Conseil d’administration et le vérificateur financier
- d’approuver les budgets prévisionnels
Le Conseil d’administration de la Fédération québécoise de pickleball (FQP), confie le mandat de procéder à l’élection des membres du Conseil à un président d’élections qui saura veiller au bon fonctionnement de ce processus démocratique.
Conformément à l’article 30 des statuts & règlements, les postes suivants sont en élection
Année pair ; Vice-président, Trésorier, Directeur 2 et Directeur 3
Année impair ; Président, Secrétaire et Directeur 1
Pour ceux et celles qui sont intéressé(e)s à poser leur candidature à l’un ou au maximum à deux de ces postes, il vous suffit de compléter le bulletin de mise en candidature et de le faire parvenir selon la procédure en vigueur.
Seuls les membres en règle de la Fédération québécoise de pickleball (FQP) peuvent poser leur candidature.
Le bulletin de mise en candidature doit être dûment complété. Le nom du candidat ainsi que le poste pour lequel il est proposé doivent être clairement indiqués. De plus, deux membres en règle de la FQP doivent signer ledit bulletin. Par la suite, le candidat devra également signer son bulletin de mise en candidature afin de démontrer qu’il accepte sa mise en nomination. Il devra aussi consentir à faire l’objet d’une vérification de ses antécédents judiciaires s’il est élu. La conformité du bulletin sera vérifiée par le président d’élections une fois la période de mise en candidature terminée.
En vertu des règlements de la Fédération, les candidats auront le loisir d’indiquer un deuxième choix de poste, s’il s’avérait qu’ils ne sont pas élus au premier poste convoité. Le président d’élections procèdera à l’élection des postes un par un, dans un ordre bien précis.
Les candidats pourront faire parvenir aux membres une lettre d’un maximum de 200 mots expliquant leur intérêt pour les postes qu’ils convoitent.
Lorsque la période de mise en candidature sera terminée, les noms des candidats et les postes qu’ils convoitent seront dévoilés à tous par le président d’élections à tous. Si un vote s’avère nécessaire (i.e. plusieurs candidats pour un même poste), le vote aura lieu lors de lors de l’Assemblée Générale Annuelle. Le président d’élections procèdera alors à un vote à scrutin secret.
Présidence : mandat de 2 ans
La personne occupant la présidence doit assumer ses fonctions à toutes les réunions du Conseil d’administration, aux
assemblées générales et au Conseil régional. Cette personne ou son délégué est membre d’office de tous les comités. La
présidence exerce une surveillance générale sur toutes les affaires de la Fédération. Cette personne est la représentante
officielle de la Fédération devant tout autre organisme faisant affaire avec la Fédération.
Vice présidence : mandat de 2 ans
La personne occupant le poste de vice-présidence a les pouvoirs et exerce les fonctions qui lui sont attribués par le Conseil d’administration ou la présidence. En l’absence du titulaire de la présidence, elle accomplit les tâches de la présidence et préside les réunions du Conseil d’administration, les assemblées générales et le Conseil régional.
Trésorerie : mandat de 2 ans
La personne responsable de la trésorerie est chargée du contrôle de tous les fonds de la Fédération, de la préparation des rapports financiers détaillés lorsque requis, de la préparation d’un budget annuel pour le Conseil d’administration et l’assemblée générale annuelle. Il voit à la préparation des états financiers de la Fédération ainsi qu’à la tenue adéquate des dossiers et documents financiers. Il est responsable de la tenue du registre et fait parvenir au secrétariat une copie du registre des noms et adresses des membres et des responsables des clubs ou des associations.
Tous les chèques et les documents légaux doivent être signés par la personne responsable de la trésorerie ou la présidence ou à défaut de la présidence, la vice-présidence. Tous les fonds doivent être déposés dans les banques ou autres établissements
financiers approuvés par le Conseil d’administration. Tous les paiements effectués par la Fédération se font par chèque ou à l’aide d’autres documents vérifiables. Le responsable de la trésorerie accomplit les autres tâches qui peuvent lui être confiées par le Conseil d’administration ou la présidence.
À chaque séance du Conseil d’administration, la personne trésorière présente un état d’encaisse.
Secrétariat: mandat de 2 ans
La personne responsable du secrétariat s’occupe de toute la correspondance, la conservation et la distribution de tout document avec l’approbation de la présidence ou de son délégué, publie tous les avis de tenue de réunions du Conseil d’administration, d’assemblées des membres et du Conseil régional. Le secrétariat tient une copie du registre des noms et adresses des membres, des personnes occupant toute fonction à la Fédération et des membres du Conseil d’administration de la Fédération. La personne responsable du secrétariat accomplit les autres tâches qui peuvent lui être confiées par le Conseil d’administration ou la présidence
Directeurs/trices : 1, 2 & 3 : mandat de 2 ans
Les directeurs/trices ont les pouvoirs et exercent les fonctions qui leur sont attribués par le Conseil d’administration ou la présidence. Ils sont responsables des différents comités nécessaires au bon fonctionnement de la Fédération.
Suite à la fermeture de la période de mise en candidature aux postes électifs de l’année en cour, les résultats sont affichés sur le site web et communiqués à l’ensemble des membres selon la procédure en place.